Paragraaf E - Bedrijfsvoering

Belangrijkste Ontwikkelingen in de Gemeentelijke Bedrijfsvoering
Het afgelopen jaar was een periode van groei en uitdagingen binnen onze gemeentelijke bedrijfsvoering. We hebben belangrijke stappen gezet en verschillende prioriteiten aangepakt om onze dienstverlening te verbeteren en effectiever te worden in het realiseren van maatschappelijke doelen. Dit doen we aan de hand van de organisatievisie en de uitvoering daarvan die zich richt op 3 belangrijke thema’s: Samen Werken, Samen Vernieuwen en Samen Groeien. Hiermee geven wij invulling aan goed en aantrekkelijk werkgeverschap op basis van de kernwaarden: betrokken, ondernemend en professioneel. Goed werkgeverschap staat voor gemeente Geertruidenberg uit: werken vanuit gelijkwaardigheid, inzetten en benutten van talenten en kwaliteiten, waardering en een goede balans tussen werk en privé met oog voor vitaliteit. Samen denken we mee over en bieden maatwerk aan de ontwikkelingen die als medewerker, team en gemeente op ons af komen, met als motto: “Samen bouwen, samen sterker!”.

Hieronder volgt een uitgebreide toelichting op de voortgang en de uitvoering van onze belangrijkste initiatieven.

Samen Werken

Programmatisch Werken
Onze strategische focus lag op het voortzetten van een opgavegerichte aanpak door programmatisch te werken, waarbij we nauw samenwerkten met inwoners, partners en belanghebbenden. Het was cruciaal om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie duidelijk te definiëren. Burgerparticipatie speelde hierbij een centrale rol, waarbij we streven naar een gemeenschappelijk gedragen aanpak voor maatschappelijke uitdagingen.

De politieke, bestuurlijke ambities en helder geformuleerde opdrachten geven focus aan wat we wanneer doen en hoe we dit doen. We zijn bewuster bezig met het bereiken van maatschappelijke effecten.

Het realiseren van onze maatschappelijke effecten vereiste niet alleen toewijzing van budget en capaciteit, maar ook een scherpe focus op prioriteiten. Als kleine gemeente was het cruciaal om realistische ambities te stellen die in lijn waren met onze beschikbare middelen en capaciteit. Samenwerking met andere overheidsinstellingen en belanghebbenden was van essentieel belang om synergie te creëren en efficiëntie te bevorderen.

Onze P&C-cyclus is ingericht aan de hand de programmatische aanpak. Langs de lijnen van de programma’s kijken we naar maatschappelijke opgaven. Dit groeiproces is ingezet en zullen we in de komende jaren nog verder borgen. Vanuit het programmatisch werken groeien we ook in de samenwerking met andere partijen.

Regionale samenwerking
Als kleine gemeente dienen we prioriteiten te stellen voor wat betreft onze deelname in verschillende regionale verbanden. Bestuurlijk en ook ambtelijk maken we hierbij keuzes. Per samenwerkingsverband streven we naar een coördinerend wethouder, die ondersteund wordt door een vakinhoudelijke medewerker.

We hebben de intensivering van regionale samenwerking als een strategische prioriteit beschouwd om gezamenlijke doelen te bereiken en de efficiëntie te bevorderen. Door middel van samenwerking met andere gemeenten en overheidsinstellingen konden we synergie creëren en gemeenschappelijke uitdagingen aanpakken.

We participeren in de nieuwe samenwerkingsverbanden binnen de Stedelijke regio Breda Tilburg (SRBT) en de Baronie-gemeenten. Daarbij zorgen we er zoveel mogelijk voor dat onze standpunten worden meegenomen. We participeren in de regio West Brabant (RWB), evenals in de regionale ontwikkelingen rondom Powerport Moerdijk.

Huisvesting
Medio 2024 zijn we gestart met de verbouwing van de ontvangsthal en omliggende ruimten. Deze verbouwing zorgt ervoor dat de privacy van onze bezoekers beter wordt gewaarborgd. Bovendien zijn er meer ruimten voor overleggen met inwoners gecreëerd en is er nu meer ruimte voor inspirerende en laagdrempelige ontmoeting en verbinding. Daarnaast is bij het KCC een extra werkplek gecreëerd waarbij verwachte drukte een extra KCC medewerker de binnenkomende telefoontjes kan behandelen. 

De kantooromgeving aan de andere kant past niet binnen het zijn van een aantrekkelijk werkgever, is niet meer van deze tijd en is bovendien onvoldoende ingericht om het flexibel en programmatisch werken volledig te ondersteunen. Om hieraan wel te kunnen voldoen is het van belang om met de raad in gesprek te blijven over duurzame huisvesting in relatie tot het gemeentehuis.

Samen vernieuwen
We zijn als organisatie continu op zoek naar kennis en ervaring die nodig is om aan de opgaven en verwachtingen vanuit de gemeenschappen te kunnen voldoen. De snelheid van (digitale) ontwikkelingen vraagt om een kennisgerichte organisatie. Functies veranderen en er wordt een beroep gedaan op nieuwe/andere competenties. Medewerkers worden hierin gefaciliteerd, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van 21e-eeuwse vaardigheden van medewerkers

In 2024 hebben we onze eerste stappen gezet in het ontwikkelen van die 21e-eeuwse vaardigheden door een organisatie brede workshop over AI en ChatGPT te organiseren. Het is de bedoeling om daar de komende jaren door middel van training en opleiding meer aandacht aan te besteden.

Het werken in projecten heeft in 2024 een impuls gehad door andere formats voor het aanmelden van projecten, de opdrachtformulering en voortgangsrapportage. Deze aanpak wordt medio 2025 geëvalueerd en aan de hand daarvan worden de documenten en procedures zo nodig aangepast.

Samen groeien en verduurzamen

Afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van de voorbereidingen om te komen tot een nieuwe inrichting van de organisatie. Waarmee we het programmatisch werken verder inbedden in de organisatie. Centraal hierbij staat het werken in drie domeinen, Fysiek Domein, Sociaal Domein en Domein Dienstverlening en een staf met programmamanagers en strategisch adviseurs. Hierbij is rekening gehouden met een kleinere span of control waardoor meer ruimte voor de medewerkers ontstaat. Beleid en Uitvoering zijn in deze inrichting bij elkaar geplaatst wat de samenwerking stimuleert.

Personeel en Organisatie
Het is en blijft een grote uitdaging om gekwalificeerd personeel te vinden dat zich voor langere tijd wil binden. Ook in 2024 was dit het geval en dat zal voorlopig niet veranderen. Bovendien zijn er het afgelopen jaar wederom vacatures ontstaan die lastig in te vullen zijn door hun specifieke karakter en de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Extra inhuur was hierdoor noodzakelijk om de taken toch uitgevoerd te krijgen. 

We moeten onszelf realiseren dat de gemeente Geertruidenberg een kleine gemeente is en dat we op sommige beleidsterreinen slagkracht missen. Reële ambities vs inzet aan capaciteit en financiële middelen zijn dus op zijn plaats. Dit vraagt ook iets van de gemeenteraad. In de komende periode zal stilgestaan moeten worden bij de vraag of het toenemende aantal taken van onze gemeente nog in verhouding staat met de beschikbare capaciteit. In 2024 is gestart met een onderzoek naar de kwantitatieve en kwalitatieve omvang van de ambtelijke organisatie. Medio 2025 verwachten we hier de resultaten van en op basis daarvan zullen keuzes moeten worden gemaakt.

Aantrekkelijk Werkgeverschap
Vanwege de toenemende krapte op de arbeidsmarkt en onze positie als kleine gemeente, hebben we aanzienlijke inspanningen geleverd om ons te profileren als aantrekkelijke werkgever. Dit omvatte o.a. de verbouwing van de ontvangsthal en aangrenzende ruimten, het verbeteren van zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden en het ontwikkelen van innovatieve oplossingen om personeelstekorten aan te pakken. 
Met de verbouwing van de ontvangsthal is tegemoet gekomen aan de behoeften van plaats- en tijdonafhankelijk werken, met faciliteiten zoals stilteruimtes, vergaderruimtes en flexibele werkplekken. Met de verbouwing van de ontvangsthal is een eerste stap gezet.

Bezwaarschriften (Sociale kamer en Algemene kamer)
Bezwaarschriften worden voor advies voorgelegd aan de “Vaste commissie van advies voor bezwaarschriften”. Uitzonderingen vormen bezwaarschriften op het gebied van belastingen en personele zaken.

Uit de cijfers blijkt dat het totale aantal bezwaarschriften is gedaald ten opzichte van 2023. Dit kan worden verklaard:

1. Algemene kamer: in 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. Veel aanvragen zijn ingediend voor 2024 en dienen volgens het oude regime van de Wabo afgehandeld te worden. Er zijn aanvragen opgeschort, ook op verzoek. Verder zijn er in 2024 weinig aanvragen voor grote projecten ontvangen. Er zijn dus ook minder besluiten genomen waartegen bezwaar open staat.
2. Sociale kamer: Er is een andere aanpak ten aanzien van de inlichtingenplicht in de Participatiewet. Er wordt niet meer gewerkt met de ‘gele rofjes’, die maandelijks moesten worden overgelegd door uitkeringsgerechtigden. Nu dient men actief een wijziging in het inkomen door te geven.
3. Door het toepassen van mediationvaardigheden en extra uitleg van het besluit, naast het nog eens kijken naar het genomen besluit of het vragen van een second opinion, kon een aantal bezwaarschriften worden ingetrokken, en zijn (langlopende) juridische trajecten vermeden. 

Tijdens de coronaperiode kon de Vaste commissie van advies voor bezwaarschriften enkel digitaal vergaderen via MS Teams. Sindsdien is naast een digitale hoorzitting ook weer een fysieke hoorzitting of zelfs een hybride hoorzitting mogelijk. In de meeste gevallen wordt de voorkeur gegeven aan een fysieke hoorzitting. 

Klachten
Onder klachten wordt verstaan: Klachten ontvangen op grond van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De klachten zijn gericht tegen gedragingen van (leden van) bestuursorganen en medewerkers.

2024

Het aantal klachten is in 2024 is afgenomen van 36 naar 31. 

Ter vergelijking, cijfers over 2017-2024

Planning en Control
Onze planning en control cyclus stelde ons in staat om actuele financiële informatie te verstrekken aan het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie, waardoor we ons beleid konden ontwikkelen en uitvoeren op een manier die onze financiële gezondheid bevordert en transparantie en verantwoording waarborgt.

Communicatie
Onze communicatievisie, Focus op Communicatie, werd verder ontwikkeld om te benadrukken dat we een open, benaderbare gemeente zijn die luistert naar haar inwoners, bedrijven en belanghebbenden. We hebben ingezet op heldere, eenvoudige en tijdige informatievoorziening, zowel intern als extern, om transparantie en betrokkenheid te bevorderen

Rechtmatigheid

In deze paragraaf is aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid op basis van de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad. De rechtmatigheid is onderverdeeld in het begrotingscriterium, het voorwaardecriterium en het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Door de gemeenteraad zijn in de vastgestelde nota rechtmatigheidsverantwoording (december 2023) en controleprotocol 2024 (februari 2025) aanvullende kaders opgenomen, waarbinnen het college van burgemeester en wethouders de rechtmatigheidsverantwoording moet opstellen en hoe de afwijkingen te verantwoorden.

Overzicht bevindingen 

A. Begrotingscriterium

De geconstateerde overschrijdingen binnen de lastenprogramma's en overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld zijn passend binnen het bestaande beleid. Daarmee zijn deze afwijkingen volgens kaders van de raad acceptabel.  De overschrijding van investeringsbudget van het fietspad Groenendijk zorgt voornamelijk voor de niet-acceptabele overschrijding. De begrotingsafwijkingen worden afzonderlijk toegelicht in de verschillende programma's.

B. Voorwaardencriterium

De geconstateerde afwijkingen betreffen een aantal dossiers waarbij de Europese aanbestedingswet- en regelgeving niet is nageleefd. Hieronder volgt een specificatie van het type kosten en het bedrag wat daarmee in de jaarrekening van 2024 als onrechtmatig wordt beoordeeld.

i. Inhuur van derden buiten de DAS (Dynamisch aankoopsysteem) om waarbij is gekozen voor een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure: € 282.000.

ii.  Inschakelen van een beveiligingsbedrijf voor de gemeentelijke opvanglocaties: € 215.000.

iii. Aanschaf en onderhoud van speeltoestellen: € 67.000.

iv. Onderzoeks- en advieskosten binnen het fysieke domein: € 136.000.

v. Niet risico-dragende exploitatieovereenkomst/vergoeding voor de gemeentelijke zwembaden: € 650.000.

vi. Gebruik en aanschaf van applicaties en software: € 311.000.

C. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Er zijn voor 2024 geen bevindingen vanuit dit criterium.

Verbeterpunten richting de toekomst

• Per medio 2025 start er een Senior adviseur financieel beheer. Het aanstellen van deze functionaris moet onder andere bijdragen aan het beperken van de geconstateerde begrotingsonrechtmatigheid.
• Vanuit de Verbijzonderde Interne Controle wordt meermaals per jaar een terugkoppeling gegeven over waar in de organisatie risico's zitten in het overschrijden van Europese aanbestedingswetgeving.  Het tijdig signaleren van deze risico's zou het schenden van het voorwaardencriterium op dit onderdeel de komende jaren moeten verminderen.