Programma 6 Opgave Bestuur en Dienstverlening

De raad heeft aangegeven om de toekomstvisie pas in 2026, na de gemeenteraadsverkiezingen, bespreken. Voor de ontwikkeling van de organisatie is het wel van belang om de uitvoeringskracht van de organisatie in beeld te krijgen. Daarom voeren we de analyse nu wel uit, primair gericht op de benodigde ontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Een onderzoek naar de uitvoeringskracht van onze organisatie vindt in 2024 en 2025 plaats. Het is een grote uitdaging om gekwalificeerd personeel te vinden die zich voor langere tijd wil binden. Ook de afgelopen jaren zijn vacatures ontstaan die lastig in te vullen zijn door hun specifieke karakter en de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Extra inhuur was hierdoor noodzakelijk om de taken toch uitgevoerd te krijgen.

In het voorjaar van 2023 introduceerden we het programmatisch werken. Hier is ook de P&C-cyclus op ingericht. Langs de lijnen van de programma’s kijken we naar maatschappelijke opgaven. Dit groeiproces is ingezet en zullen we in de komende jaren nog verder borgen. Vanuit het programmatisch werken groeien we ook in de samenwerking met andere partijen.

Als kleine gemeente dienen we prioriteiten te stellen voor wat betreft onze deelname aan verschillende regionale verbanden. Bestuurlijk en ook ambtelijk maken we hierbij keuzes. Per samenwerkingsverband streven we naar een coördinerend wethouder, die ondersteund wordt door een vakinhoudelijke medewerker.

We participeren in de nieuwe samenwerkingsverbanden binnen de Stedelijke regio Breda Tilburg (SRBT) en de Baronie-gemeenten. Daarbij zorgen we er zoveel mogelijk voor dat onze standpunten worden meegenomen. We participeren in de regio West Brabant (RWB), evenals in de regionale ontwikkelingen rondom Powerport Moerdijk.

De vergaderstructuur is aangepast en we hanteren het BOB-model: de raad luistert – de raad debatteert – de raad besluit. De gemeenteraad heeft drie rollen: kaders stellen, controleren en vertegenwoordigen van het volk. Meer focus op kaderstelling leidt tot meer besturen op hoofdlijnen. Het is een doorlopend leerproces om te focussen op hoofdlijnen. 

Het nieuwe vergadermodel geeft ruimte om inwoners meer te betrekken bij de besluitvorming. In de zomer van 2024 is de collegekamer geschikt gemaakt voor het uitzenden van vergaderingen in verband met de verbouwing van de ontvangsthal van het gemeentehuis.

Opgavegericht werken krijgt vorm binnen de programma’s, waarbij we werken vanuit een zuiverder rolopvatting. Dit is een groeiproces. Een belangrijk element hierin is de betrokkenheid van de raad. We hebben hier al stappen in gezet, maar dit behoeft nog zeker aandacht. 

Voor het onderdeel  burgerparticipatie verwijzen wij u naar 6.3 Aanpak dienstverlening waar specifiek hierop ingegaan wordt. Voor het verstevigen van de relatie tussen college en gemeenteraad verwijzen we u naar de tekstblokken '1. Klaar voor de toekomst' en '2. Eén Overheid'. 

Communicatie naar buiten
Bij elk burgerparticipatie traject vindt intensieve communicatie plaats richting de stakeholders. Uiteraard zetten we ook in op de communicatie naar buiten, los van burgerparticipatie. We doen dit door middel van diverse projecten. 

Dataverzameling en datagedreven werken
Datagedreven werken is in ontwikkeling. Voor de transformatie van het sociaal domein is gestart met een nulmeting om de actuele situatie van het programma Mens en Zorg in beeld te brengen. We maken zo veel mogelijk gebruik van bestaande gegevens, maar op onderdelen zullen we inspanningen moeten verrichten om aanvullende data te verzamelen.

Medio 2024 zijn we gestart met de verbouwing van de ontvangsthal en omliggende ruimten. Deze verbouwing zorgt ervoor dat de privacy van onze bezoekers beter wordt gewaarborgd. Bovendien zijn er meer ruimten voor overleggen met inwoners gecreëerd. Daarnaast is bij het Klant Contact Centrum (KCC) een extra werkplek gecreëerd, zodat bij verwachte drukte een extra KCC-medewerker de binnenkomende telefoontjes kan behandelen.

Onze medewerkers volgen vereiste opleidingen voor het uitoefenen van hun werkzaamheden, zodat ze deskundig advies kunnen verstrekken aan zowel onze inwoners, ondernemers en verenigingen als aan het college en de raad.

Na de zomer is ook gestart met het gebruik van ‘Mijn WIZ’ (Werk, Inkomen en Zorg). Hiermee kunnen uitkeringsgerechtigden digitaal hun uitkering bekijken, aanpassen en aanvullen. Dit systeem vervangt de arbeidsintensieve rechtmatigheidsformulieren (‘Rofjes’) die uitkeringsgerechtigden verplicht maandelijks moesten inleveren. Vanzelfsprekend hebben we ook ondersteuning geregeld voor uitkeringsgerechtigden die minder digitaal vaardig zijn.

Door andere prioriteitenstelling en beperkte capaciteit, zijn er in 2024 geen nieuwe servicenormen opgesteld. In 2025 gaan we daar wel mee aan de slag.

We hebben een projectgroep Participatie opgestart om participatie verder uit te rollen. We pakken meerdere trajecten aan volgens een nieuwe participatiemethodiek, het Relevant Gesprek. We evalueren de aanpak om hiervan te leren. Bij het project School en Wijk wordt de methode het Relevant Gesprek (zoals omschreven in de door de gemeenteraad vastgestelde nota burgerparticipatie) toegepast. Bij een aantal nog verder uit te voeren projecten wordt de genoemde methode ook toegepast.

Per participatietraject wordt inzichtelijk gemaakt wat de consequenties zijn, want het maakt nogal een verschil of de participatie bestaat uit louter informatie of dat er sprake is van coproduceren (onderdeel van de opdracht van de projectgroep).

In 2024 hebben we diverse trainingen georganiseerd om extra deskundigheid te organiseren op dit vlak. Daarnaast hebben we diverse communicatiematerialen ten behoeve van participatietrajecten aangeschaft. 

De implementatie van ons zaak- en archiefsysteem in de cloud is gestart met een Europese aanbesteding. De doorlooptijd van aanbesteding en implementatie is langer dan verwacht waardoor realisatie nu in 2025 gepland is. Budget is in de najaarsnota doorgeschoven naar 2025.

31 klachten in 2024. 22 klachten minder t.o.v. 2022 (53).

Voor programma 6 hebben we geen aanvullingen op de geformuleerde risico's.