Binnen overhead archief worden de medewerkers gerekend die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en – aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en edepot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren. Ook de budgetten die betrekking hebben op het Regionaal Archief Tilburg worden hiertoe gerekend. Gezien de huidige ontwikkelingen met sterk stijgende prijzen van o.a. grondstoffen, energie en transport in combinatie met een relatief intensief aanbestedingstraject staan de beschikbare budgetten onder druk.

 

Personele capaciteit DIV:
Vanwege de arbeidsmarkt is het lastig om ervaren en opgeleide DIV medewerkers aan te trekken en in de organisatie te houden. 

Provinciaal toezichtoordeel:
In november 2023 kreeg de gemeente het Provinciale toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer: voldoet gedeeltelijk. ''De kwalitatieve staat van uw informatiehuishouding beoordelen wij onder meer op basis van de verslaglegging van uw archivaris als onvoldoende''. 

 

Achterstanden archivering:
Er zijn achterstanden op het gebied van archivering en hoewel de organisatie in theorie zaakgericht werkt, laat zaakgerichte archivering in de praktijk veel te wensen over. Het merendeel van de informatie en daarmee van het archief wordt opgeslagen op netwerkschijven en in e-mailboxen. Extern onderzoek door BMC, waartoe de gemeente opdracht heeft verleend, bevestigt dit.

 

Voortgangsverslag KPI onderzoek informatie- en archiefbeheer:
DIV werkt tevens aan de punten die in het voortgangsverslag KPI onderzoek informatie- en archiefbeheer van de archivaris staan. 

 

Aanbesteding nieuw zaaksysteem:
Verder is besloten om een aanbesteding te gaan doen voor een nieuw zaaksysteem om hiermee de organisatie beter te ondersteunen bij zaakgericht werken. Deze aanbesteding zal in 2024 gestart worden.