De kosten van overhead worden niet meer onder de afzonderlijke programma’s verantwoord, maar centraal onder een afzonderlijk taakveld: Overhead, om meer inzicht te geven in en zeggenschap over de totale overheadkosten van onze organisatie. De berekening van de overhead in de jaarrekening is overeenkomstig de in de begroting gehanteerde methodiek.
Het BBV geeft de volgende definitie die gemeenten moeten hanteren: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Volgens deze definitie geven we eenduidig inzicht volgens onderstaande uitgangspunten:
• Directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden.
• Ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren derhalve tot de overhead. Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead (bijvoorbeeld uitbesteding salarisadministratie).
• Sturende taken door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de overhead.
• De positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead.
De overhead valt in 2021 € 73.000 lager uit dan begroot. De afwijkingen ten opzichte van de begroting worden onderstaand op hoofdlijnen toegelicht. De uitgebreide toelichting op de afwijkingen >€ 10.000 is in de jaarrekening opgenomen.
| Afwijkingen Baten (bedragen in €) | Bedrag | V/N |
| Mutaties diverse posten < € 10.000) | 4.000 | N |
| Saldo afwijkingen baten | 4.000 | N |
| Afwijkingen Lasten (bedragen in €) | Bedrag | V/N |
| Salarissen organisatiebreed (ontstaan door vacatures gedurende het jaar) | 1.028.000 | V |
| Inhuur vanwege vacatures en ziekte | 1.208.000 | N |
| Overwerk binnen en buitendienst | 62.000 | V |
| UWV gelden o.a. vergoeding voor zwangerschapsverlof | 150.000 | V |
| Afschrijvingen en rente | 53.000 | N |
| Inhuur ten laste van Vrije Algemene Reserve | 16.000 | N |
| Incidenteel budget HRM | 40.000 | V |
| Mutaties diverse posten < € 10.000 of van | 74.000 | V |
| Saldo afwijkingen lasten | 77.000 | V |
Bovengenoemd saldo van lagere lasten is het saldo overeenkomstig de BBV voorschriften inzake Overhead. Voor een zuivere beoordeling moet eveneens beoordeeld worden of er voor of nadelen aanwezig zijn die ontstaan omdat bepaalde zaken niet zijn uitgevoerd in 2021. Hiervan is sprake bij het incidenteel budget HRM. Deze lasten komen naar verwachting in 2022. Vandaar dat verzocht wordt om een bedrag van € 40,.000 mee te nemen naar 2022. Het voordeel op de lasten Overhead 2021 bedraagt daarmee in beginsel € 77.000 - € 40.000 = € 37.000.
Tot slot wordt nog opgemerkt dat in de salarissen 2021 een stelpost "nabetaling nieuwe CAO gemeentepersoneel" is opgenomen voor een bedrag van € 242.000. Hoewel de feitelijke nabetaling eerst in 2022 zal plaatsvinden dient op basis van de voorschriften reeds rekening gehouden te worden met deze post in de jaarrekening. Daarmee wordt een zuivere benadering van het resultaat behaald en wordt de begroting 2022 niet belast met de financiele afwikkeling van eerdere dienstjaren.