Programma 7 Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Op 8 april 2021 heeft u zowel het Dienstverleningsconcept als het Gemeentelijk Plan Digitale Dienstverlening vastgesteld. vervolgens is een start gemaakt met het uitvoering geven aan de diverse projecten uit de notities (waaronder het vormgeven van burgerparticipatie en een aantal digitale projecten).

De gemeente Geertruidenberg is een betrouwbare en verbindende partner met als visie dat we een wendbare organisatie zijn die optimaal schakelt op veranderingen. Ook in 2021 kwam dit nadrukkelijk tot uiting en hebben we met trots kunnen constateren dat de omschakeling als organisatie tot weinig problemen heeft geleid en heel veel bestuurlijke thema’s toch doorgang hebben kunnen vinden.

Daarnaast kunnen we constateren dat, door het thuiswerken en het feit dat we naast ons dagelijks werk ook een crisis moesten bestrijden, we in het kader van de ontwikkeling van de organisatie niet al onze ambities optimaal vorm hebben kunnen geven. In het kader van het opgavegericht werken in een zelf organiserend team hebben we eind 2021 wel een pilot gedraaid op het thema duurzaamheid. Met deze nieuwe werkwijze zijn in korte tijd een aantal mooie resultaten geboekt door het opgaveteam. De doorontwikkeling van de organisatie, waaronder het opgavegericht werken en zelf organiserende teams krijgen in 2022 verder vorm.

Om aantrekkelijk te zijn en blijven voor onze medewerkers hebben we als organisatie onder andere in 2021 stappen gemaakt met een generiek opleidingsplan en ruime mogelijkheden voor medewerkers om zichzelf te ontwikkelen. Bovendien hebben we een digitaal opleidingsplatform gelanceerd en hebben er diverse teamontwikkelingen plaatsgevonden.

Het gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024 is in 2021 vastgesteld. Vanuit dit plan zijn ICT/dienstverleningsprojecten uitgevoerd om de continuïteit van onze dienstverlening, bedrijfsvoering en beveiliging en privacy  te borgen. 

Het is belangrijk om alle stakeholders te betrekken bij het opstellen van beleid en uitvoering  hiervan. In verband met Covid-19 waren we ook in 2021 genoodzaakt voornamelijk gebruik te maken van digitale participatievormen, zoals Webinargeek, Mentimeter en online enquetes. 

Er is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid tot digitalisering van de bezwaarschriftenprocedure. Bij de begrotingsbehandeling 2022 is deze wens niet gehonoreerd. 

Het (ver)binden en boeien heeft in het afgelopen jaar centraal gestaan. In de regio is een start gemaakt met de werkateliers omtrent Duurzame Inzetbaarheid en werkgeluk waarbij onze gemeente is aangesloten. Door de Covid-19 pandemie heeft de nadruk voor dit thema met name gelegen op Arbo gerelateerde zaken zoals het faciliteren van het thuiswerken, hybride werken en werken na Covid-19. In 2022 zal het thema Duurzame inzetbaarheid en werkgeluk verder vorm worden gegeven. Door de Covid-19 beperkingen is de Risico Inventarisatie en evaluatie is gedeeltelijk uitgevoerd. In het eerste kwartaal van 2022 is dit verder opgepakt. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is vanwege personeelstekort doorgeschoven naar 2022.

Er is hard gewerkt aan de (her)-inrichting van- en de werkprocessen in ADP. Hierdoor kunnen leidinggevende èn medewerkers steeds meer zelfstandig hun personeelszaken regelen. Dit proces loopt verder door in 2022. Daarnaast is een start gemaakt met de strategische personeelsplanning (SPP), verdere uitwerking en implementatie staan voor 2022 in de planning opgenomen.

Vanaf 2012 ontvangen medewerkers de post voor de organisatie digitaal. Alle inkomende, interne en uitgaande papieren documenten worden gescand, met uitzondering van uitgaande documenten met een automatische afsluitingsregel. De papieren documenten vanaf 2012 tot 2022 staan fysiek numeriek gearchiveerd in de archiefbewaarplaats. 

De bewaar- en vernietigingstermijnen van deze documenten zijn door team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) al toegekend volgens de Selectielijst VNG. Het papieren document is leidend en wordt volgens de Archiefwet gezien als het originele archiefexemplaar. Dit houdt in dat alle papieren documenten in de kluis gefilterd moeten worden. Welke documenten moeten vernietigd worden en welke documenten moeten voor altijd bewaard blijven. Hiervoor zal op termijn een gespecialiseerd bedrijf worden ingeschakeld. Volgens de Archiefwet moeten deze papieren documenten tijdig vernietigd worden. Achterstanden in vernietiging kunnen, indien de gemeente hier niet tijdig actie op onderneemt, door de gemeentearchivaris worden gemeld bij de Provincie.

Inmiddels zijn de managementrapportages op zodanig niveau gebracht dat dit risico in 2021 zich niet heeft voorgedaan.

Ook onze gemeente heeft het afgelopen jaar te maken gekregen met de krapte op de arbeidsmarkt. Dit heeft direct effect gehad op het realiseren van bepaalde doelstellingen. Met name op het gebied van civiele techniek, sociaal domein, burgerzaken en HR is de spoeling op de arbeidsmarkt dun waardoor het vaak lang duurt voordat vacatures zijn ingevuld en daardoor taken blijven liggen. Hierdoor neemt de werkdruk bij overige medewerkers toe en hebben we hierdoor soms lastige keuzes te maken.

Het niet tijdig invullen van vacatures heeft ook effect gehad op het budget inhuur wat hierdoor is toegenomen. In deze huidige tijd hebben we ook gemerkt dat meerdere medewerkers van de gemeente Geertruidenberg zijn 'gevraagd'  om elders te solliciteren waarbij vaak betere arbeidsvoorwaarden waaronder een hoger salaris en beter doorgroeimogelijkheden werden geboden.

Als kleinere gemeente zijn dit vaak wel de redenen waarom medewerkers uiteindelijk bij ons vertrekken. Alles bij elkaar hebben deze ontwikkelingen ons voor keuzes gesteld binnen ons takenpakket. De verwachting is dat dit vraagstuk in 2022 zal stijgen of hooguit zal stabiliseren. Met de juiste aanpak op het gebied van strategische personeelsplanning verwachten we het komende jaar meer inzicht te krijgen in ons personeelsbestand en de mogelijkheden en onmogelijkheden van onze gemeentelijke organisatie als aantrekkelijk werkgever. De ontwikkeling vanuit de landelijke CAO worden hier eveneens in meegenomen.

Bij gegrondverklaring van een bezwaarschrift kan er een proceskostenvergoeding verschuldigd zijn. Dit is afhankelijk of de bezwaarmaker zich beroepsmatig heeft laten bijstaan.  Bij gegrondverklaring van een beroepschrift of de toekenning van een voorlopige voorziening zijn een proceskostenvergoeding  maar ook griffierechten verschuldigd. De proceskostenvergoeding wordt gebaseerd op het Besluit proceskosten bestuursrecht. 

Daarnaast kan gegrondverklaring ook leiden tot andere besluitvorming of beleidswijziging.

Het inzetten van juridische kwaliteitszorg, maar ook opleiding en bijscholing van de medewerkers, kunnen bijdragen aan een verminderd risico op een gegrond bezwaar- of beroepschrift of toekenning van een voorlopige voorziening en daarmee aan een verminderd risico op een verschuldigde proceskostenvergoeding . 

De verbouwing van de Gemeentewinkel waarbij maatregelen worden getroffen om de privacy en veiligheid van zowel burgers als medewerkers te optimaliseren is in voorbereiding.  De verbouwing laat langer op zich wachten aangezien er diverse aanpassingen  aan het gemeentehuis zijn samengevoegd ( o.a. hybride werken na Covid-19, aanpassen verlichting en het vervangen van de airco's). 

Er worden steeds meer mobiele apparaten gebruikt voor het uitvoeren van werkzaamheden, deze kunnen gestolen worden of verloren raken. Op deze apparaten kunnen gegevens staan die niet openbaar zijn. Ook is er een toename in cyber criminaliteit, bijvoorbeeld de LOG4J kwetsbaarheid, en data encrypt of gestolen worden.

Door er continu voor te zorgen dat de servers en software voorzien zijn van de laatste security patches worden het misbruik van kwetsbare lekken voorkomen.  Het gebruik van een test omgeving, voordat het in productie wordt genomen, wordt uitval van productie omgeving voorkomen. Door het jaarlijks uitvoeren van een uitwijktest extern en het gebruik van de productie back-up voor de test omgeving, worden de back-up gegevens gecontroleerd. 

Door de toenemende vorm van phishing en ransomware en op die manier het proberen wachtwoorden te achterhalen of gegevens te encrypten, kan data verloren raken of in verkeerde handen komen. Maar ook een hack of uitbraak van ransomware kan leiden tot uitval of vertraging van de systemen.

Daarom worden inlog accounts op naam automatisch geblokkeerd bij een tijdelijk dienstverband, Bij dienstverband voor onbepaalde tijd, wordt na ontvangst van het uitdienstformulier het login account geblokkeerd. Ook wordt afgedwongen dat wachtwoorden periodiek gewijzigd worden en voldoen aan eisen. Ook op intranet (VIA) worden de medewerkers regelmatig op phishing en ransomware geattendeerd.